Mediziner-Banking

Eigenbeleg für Betriebsausgaben – was ist zu beachten?

veröffentlicht am 29.06.2017 |  
Florian Olschewski

Florian Olschewski

Spezialist für freie Berufe

Es ist ärgerlich, wenn erst bei der Buchführung bemerkt wird, dass eine Rechnung oder Quittung für Praxisausgaben verloren ging oder verlegt wurde. Meist bleibt dann für die Anforderung einer Zweitausfertigung keine Zeit. Bei kleineren Beträgen lohnt sich der Zeitaufwand für eine Zweitausfertigung meist nicht. Doch dank einer Ausnahme vom Buchhaltungsgrundsatz „Keine Buchung ohne Beleg“ können die entsprechenden Beträge auch ohne Original als Betriebsausgaben geltend gemacht werden.

Damit ein sogenannter Eigenbeleg vom Finanzamt anerkannt wird, sollten die folgenden Angaben enthalten sein:

  • Name und Anschrift des Zahlungsempfängers
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Produkte bzw. Umfang und Art der Dienstleistung
  • Datum der Zahlung und gegebenenfalls Datum der Lieferung oder Leistung
  • Betrag
  • Erläuterungen zum Sachverhalt
  • Datum der Belegerstellung und eigenhändige Unterschrift des Ausstellers

Während der Ersatzbeleg mindestens die gleichen Informationen enthalten muss wie das Original, bestehen bezüglich der Form keine Vorgaben. Auch ein handschriftlicher Beleg ist gestattet.

Grundsätzlich werden Eigenbelege nur dann vom Finanzamt akzeptiert, wenn die Ausgaben betrieblich oder beruflich bedingt und hinsichtlich ihrer Höhe glaubwürdig sind. Ein Anspruch auf Anerkennung besteht nicht. Da ein Missbrauch leicht möglich ist, prüfen die Finanzbehörden genau. Deshalb rät der Bundesverband der Bilanzbuchhalter und Controller e. V. (BVBC), Eigenbelege stets sehr sorgfältig auszustellen und – wenn möglich – weitere Nachweise beizufügen. Bei ordentlicher Buchführung und der Angabe eines plausiblen Grundes für das Fehlen des Originalbelegs stehen die Chancen auf eine Anerkennung von kleineren Beträgen (bis zu 150 € brutto) gut. Dies gilt insbesondere dann, wenn ein Kontoauszug als weiterer Nachweis vorliegt. Bei größeren Beträgen rät der BVBC, sich einen Ersatzbeleg ausstellen zu lassen. Dies ist auch dann erforderlich, sofern die Praxis eine Umsatzsteuervoranmeldung abgibt. Ein Vorsteuerabzug ohne Ersatzbeleg (auf dem der Verlust des Originals vermerkt sein sollte) ist nicht gestattet.

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